Windykacja polubowna, zwana też „miękką”, jest zwykle najlepszym sposobem na odzyskanie pieniędzy. Polega ona na zdyscyplinowaniu dłużnika bez wchodzenia na drogę prawną, czyli najczęściej bez konieczności złożenia pozwu w sądzie cywilnym.
Windykacja należności na tym etapie rozpoczyna się kontaktem firmy windykacyjnej z dłużnikiem. Najczęściej negocjator kontaktuje się z dłużnikiem telefonicznie lub mailowo. W wielu wypadkach samo pojawienie się w sprawie profesjonalnej firmy zajmującej się odzyskiwaniem należności sprawia, że dłużnik zaczyna regulować należności. Dzieje się tak dlatego, że wiele firm traktuje niepłacenie swoich zobowiązań jak tanie kredytowanie własnej działalności. Jest to metoda dużo skuteczniejsza niż formalne uzyskiwanie kredytu lub pożyczki w banku, co nie znaczy oczywiście, że jest to postępowanie uczciwe. Dłużnik ma zamiar spłacić dług, tyle że z opóźnieniem i to w miarę możliwości z jak największym. W chwili gdy w sprawie pojawia się profesjonalista, dłużnik nie ma już złudzeń, że będzie mógł odwlekać płatność. Windykator szybko zorientuje się w sytuacji i będzie mógł skorzystać z prawnych narzędzi odzyskania należności, które zwiększą zadłużenie o dodatkowe koszty. Sytuacja taka mogłaby sprawić, że opisany wyżej sposób „kredytowania” działalności będzie dla dłużnika w znacznym stopniu nieopłacalny. Dlatego też nawet gdy wierzyciel wzywał już pisemnie dłużnika do zapłaty, warto poprosić firmę windykacyjną o wysłanie kolejnego wezwania, będącego jasnym sygnałem dla dłużnika o włączeniu się do windykacji profesjonalistów.
Nie zawsze mamy do czynienia z nieuczciwymi dłużnikami, którzy celowo odmawiają płatności. W wielu sytuacjach dłużnicy mają chwilowe problemy z płynnością finansową. Mogą na to wpływać oczywiście przeróżne czynniki zewnętrzne, często całkowicie niezależne od dobrej lub złej woli dłużnika. Można powiedzieć, że kwintesencją pracy windykatora jest rozpoznanie tych okoliczności, zrozumienie sytuacji dłużnika i znalezienie adekwatnego do jego położenia rozwiązania, które oczywiście będzie satysfakcjonujące również dla klienta, czyli wierzyciela. W porozumieniu z wierzycielem windykator może ustalić rozłożenie zapłaty sumy zadłużenia na raty, zawrzeć z dłużnikiem ugodę na innych zasadach, a nawet zaproponować pomoc w odzyskaniu należności od osób zalegających z zapłatą wobec naszego dłużnika. W skrajnych sytuacjach może dojść do umorzenia części długu, co czasem jest dużo bardziej opłacalne dla wierzyciela, a szczególnie wtedy, gdy dłużnik balansuje na granicy ogłoszenia upadłości.
Windykacja polubowna opiera się na bezpośrednim kontakcie z dłużnikiem, jednak dobra firma windykacyjna zawsze będzie starać się na tym etapie kierować do dłużnika korespondencję pisemną, która na wypadek skierowania sprawy na drogę sądową pozwoli zabezpieczyć interes wierzyciela w jak największym zakresie. W wielu wypadkach dowody, którymi dysponuje wierzyciel w chwili rozpoczęcia windykacji, mogą okazać się niewystarczające w sądzie. Warto bowiem pamiętać, że windykacja polubowna nie może się przedłużać w nieskończoność. Firma windykacyjna w odpowiednim momencie, zyskawszy już obraz sytuacji dłużnika, będzie starać się skierować sprawę na etap windykacji sądowej. Przykładem może być sytuacja, gdy dłużnik posiada wielu wierzycieli. Kierowanie się wtedy zasadą „kto pierwszy, ten lepszy” może mieć kluczowe znaczenie dla finansów wierzyciela.